POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Racicot Chandonnet Ltée

Dernière mise à jour : novembre 2025

INTRODUCTION

La présente politique de confidentialité explique comment Racicot Chandonnet Ltée (« nous ») recueillons, utilisons, protégeons et partageons vos renseignements personnels dans le cadre de nos activités professionnelles. Cette politique s’applique à tous les renseignements personnels que nous recueillons.

Notre engagement

Nous nous engageons à respecter toutes nos obligations légales en vertu de :

  • La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1)
  • Le Code civil du Québec
  • Les règles déontologiques applicables aux membres du Barreau du Québec
  • Toute autre loi applicable en matière de protection des renseignements personnels


En nous fournissant vos renseignements personnels ou ceux d’autres personnes, vous confirmez que vous avez lu et compris la présente politique.

1. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Conformément à la loi, nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels qui veille à l’application de la présente politique et au respect de nos obligations légales.

Coordonnées du responsable

Nom : Guy Chandonnet

Adresse : 150, rue Saint-Jacques, bureau 301, Granby (Québec) J2G 8V6

Téléphone : (450) 777-7850

Courriel : guy.chandonnet@racicotchandonnet.ca

Pour toute question concernant la présente politique ou le traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection en utilisant les coordonnées ci-dessus.

2. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons recueillir différents types de renseignements personnels, selon la nature de nos relations avec vous. Nous limitons la collecte aux seuls renseignements nécessaires aux fins déterminées.

2.1 Types de renseignements recueillis

Voici les principales catégories de renseignements personnels que nous pouvons recueillir :

CatégorieExemples de renseignements
Renseignements d’identificationNom, prénom, sexe, signature
CoordonnéesAdresse professionnelle, numéro de téléphone (bureau, cellulaire), adresse courriel
Renseignements professionnelsEmployeur, titre de poste, occupation, numéro d’entreprise du Québec (NEQ)
Renseignements financiersSalaire, revenus, actifs, dettes, informations bancaires, informations de carte de crédit, dossier de crédit, informations fiscales
Pièces d’identitéNuméro d’assurance sociale, numéro de permis de conduire, numéro de passeport, numéro d’assurance maladie, autres numéros d’identification gouvernementaux
Renseignements juridiquesPoursuites en cours ou passées, dossiers de cour, contrats et tous les faits pouvant être pertinents dans le cadre de votre représentation devant les tribunaux
Renseignements familiauxNoms et coordonnées des membres de la famille, liens de parenté, situation matrimoniale, enfants à charge
Renseignements sur les biensPropriétés immobilières, véhicules, investissements, assurances
Renseignements d’autres partiesInformations sur des parties adverses, témoins, cocontractants, ou toute autre personne pertinente à votre dossier


2.2 Renseignements sensibles

Certains renseignements rarement recueillis peuvent être considérés comme particulièrement sensibles. Pour ces renseignements sensibles, nous exigeons votre consentement exprès avant de les utiliser ou de les communiquer, sauf si la loi nous autorise ou nous oblige à le faire autrement.

3. COMMENT NOUS RECUEILLONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous recueillons vos renseignements personnels de différentes façons, en fonction de nos besoins et de nos relations avec vous.

3.1 Directement auprès de vous

La principale façon dont nous recueillons vos renseignements personnels est directement auprès de vous, notamment :

  • Lors de nos rencontres : Consultations initiales, rencontres de suivi, notes sur les audiences
  • Par téléphone : Conversations téléphoniques, messages vocaux
  • Par écrit : Courriels, correspondances


3.2 Auprès de tiers

Dans certaines circonstances, nous pouvons recueillir des renseignements personnels vous concernant auprès de sources tierces, notamment :

  • Documents officiels : Registres publics, greffes des tribunaux, registres gouvernementaux (Registre foncier, RDPRM, REQ, etc.)
  • Parties adverses et leurs représentants : Dans le cadre de procédures judiciaires ou de négociations
  • Témoins et experts : Témoignages, rapports d’expertise
  • Employeurs, assureurs, organismes : Lorsque pertinent pour votre dossier
  • Autres professionnels : Comptables, évaluateurs, notaires, autres avocats


Lorsque nous recueillons des renseignements auprès de tiers, c’est généralement parce que :

  • Vous nous avez autorisés à le faire
  • Cela est nécessaire pour vous représenter adéquatement
  • La loi nous l’autorise ou l’exige
  • Il est impossible ou peu pratique de les recueillir directement auprès de vous


Sur demande, nous pouvons vous indiquer la source des renseignements que nous détenons à votre sujet si vous êtes un client de notre cabinet.

4. POURQUOI NOUS RECUEILLONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous recueillons vos renseignements personnels uniquement pour des fins déterminées, légitimes et explicites.

4.1 Finalités principales

Voici les principales raisons pour lesquelles nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels :

Services juridiques et conseil

  • Vous fournir des services juridiques et des conseils professionnels
  • Analyser votre situation et vous proposer des solutions
  • Préparer des documents juridiques (contrats, procédures, actes, etc.)
  • Vous représenter devant les tribunaux ou dans des négociations
  • Protéger et défendre vos droits et intérêts


Gestion de la relation client

  • Créer et gérer votre dossier client
  • Communiquer avec vous concernant votre dossier
  • Planifier des rendez-vous et des suivis
  • Répondre à vos questions et demandes


Administration et facturation

  • Préparer et envoyer les factures pour nos services
  • Gérer les paiements et les comptes clients
  • Effectuer le recouvrement de créances, si nécessaire
  • Tenir nos registres comptables et financiers

Obligations professionnelles et légales

  • Respecter nos obligations déontologiques en tant qu’avocats
  • Vérifier l’identité de nos clients (« connaissance du client »)
  • Prévenir le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme
  • Identifier et gérer les conflits d’intérêts
  • Respecter nos obligations en matière de tenue de dossiers

Sécurité et protection

  • Protéger la sécurité de nos bureaux, de notre personnel et de nos clients
  • Prévenir et détecter des activités frauduleuses ou illégales
  • Défendre nos droits en cas de litige

4.2 Ce que nous ne faisons PAS avec vos renseignements

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels à des tiers.
Nous n’utilisons pas vos renseignements à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si :

  • Vous nous y autorisez
  • La loi nous l’autorise ou nous l’exige
  • Il s’agit d’une fin compatible ayant un lien pertinent et direct avec les fins initiales (sauf pour la prospection commerciale)

5. VOTRE CONSENTEMENT

Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels avec votre consentement, sauf dans les situations où la loi nous autorise ou nous oblige à le faire sans votre consentement.

5.1 Formes de consentement

Votre consentement peut être :

Consentement exprès

Donné clairement, verbalement ou par écrit. Nous demandons un consentement exprès pour :

  • Les renseignements sensibles, tels que définis par la loi
  • Certaines communications à des tiers

Consentement implicite

Déduit de vos actions. Par exemple, lorsque vous nous fournissez volontairement des renseignements dans un contexte où la finalité est évidente (ex. : nous donner votre adresse courriel pour vous envoyer un document).

5.2 Renseignements concernant d’autres personnes

Si vous nous fournissez des renseignements personnels concernant d’autres personnes (parties adverses, témoins, etc.), vous confirmez que :

  • Vous avez obtenu leur consentement, si nécessaire
  • Ou la communication est autrement autorisée par la loi

5.3 Retrait de votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles. Pour ce faire, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Important : Le retrait de votre consentement peut nous empêcher de vous fournir certains services. Nous vous expliquerons les conséquences avant que vous ne retiriez votre consentement.

Par exemple :

  • Si vous retirez votre consentement à nous fournir des renseignements nécessaires à votre représentation, nous pourrions ne pas pouvoir continuer à vous représenter


5.4 Situations où nous n’avons pas besoin de votre consentement

Dans certaines situations prévues par la loi, nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement, notamment lorsque :

  • La loi nous l’autorise ou nous l’exige
  • Il y a urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité d’une personne

6. COMMENT NOUS PROTÉGEONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La sécurité de vos renseignements personnels est une priorité pour nous. Nous mettons en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos renseignements contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification.

6.1 Mesures de sécurité mises en place

Nous utilisons une combinaison de mesures physiques, technologiques et organisationnelles :

Mesures physique

  • Bureaux sécurisés avec accès contrôlé
  • Destruction sécurisée des documents (déchiquetage)


Mesures technologiques

  • Pare-feu et logiciels antivirus à jour
  • Authentification à facteurs multiples
  • Sauvegardes régulières et sécurisées


Mesures organisationnelles

  • Politiques et procédures de sécurité écrites
  • Sensibilisation et engagement de notre personnel sur la protection des renseignements personnels

6.2 Accès limité aux renseignements

Seuls les membres de notre personnel qui ont besoin de connaître vos renseignements pour exercer leurs fonctions y ont accès. Cela comprend :

  • Les avocats de notre cabinet
  • Les adjointes juridiques de notre cabinet
  • Les étudiants et/ou stagiaires en droit de notre cabinet
  • Le personnel administratif nécessaire (comptabilité, réception, etc.)
  • Les professionnels externes autorisés (experts, consultants)

Tous nos employés sont tenus par des obligations professionnelles et contractuelles de confidentialité.

6.3 Secret professionnel de l’avocat

En tant qu’avocats, nous sommes également liés par le secret professionnel, qui offre une protection encore plus forte à vos renseignements. Les communications entre vous et nous sont protégées par ce privilège, sauf exceptions prévues par la loi.

6.4 Limites de la sécurité

Bien que nous fassions tout ce qui est en notre pouvoir pour protéger vos renseignements, aucune méthode de transmission ou de stockage n’est sûre à 100 %. Nous ne pouvons donc pas garantir une sécurité absolue.
Si nous découvrons un incident de confidentialité qui présente un risque de préjudice sérieux pour vous, nous vous en informerons dans les meilleurs délais, conformément à nos obligations légales (voir section 7).

6.5 Votre rôle dans la sécurité

Vous avez également un rôle à jouer pour protéger vos renseignements :

  • Informez-nous immédiatement si vous croyez que vos renseignements ont été compromis
  • Soyez prudent lorsque vous nous envoyez des renseignements par courriel et révisez notamment à plus d’une reprise nos adresses courriels avant vos transmissions

7. GESTION DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

Malgré toutes nos mesures de sécurité, un incident de confidentialité pourrait survenir. Nous avons mis en place un processus pour gérer rapidement et efficacement de tels incidents.

7.1 Qu’est-ce qu’un incident de confidentialité ?

Un incident de confidentialité peut être :

  • Un accès non autorisé à vos renseignements personnels
  • Une utilisation non autorisée de vos renseignements
  • Une communication non autorisée de vos renseignements à des tiers
  • Une perte de vos renseignements (ex. : perte d’un ordinateur portable)
  • Toute autre atteinte à la protection de vos renseignements


7.2 Notre processus de gestion des incidents

Dès que nous prenons connaissance d’un incident de confidentialité, nous :

     1. Prenons des mesures immédiates pour :

    • Limiter l’incident et prévenir qu’il ne s’aggrave
    • Réduire les risques de préjudice pour vous
    • Empêcher que des incidents similaires ne se reproduisent

     2. Évaluons le risque de préjudice sérieux en considérant :

    • La sensibilité des renseignements concernés
    • Les conséquences potentielles de leur utilisation
    • La probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables


     3. Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous :

    • Avisons la Commission d’accès à l’information du Québec avec diligence
    • Vous avisons avec diligence de l’incident
    • Documentons l’incident dans notre registre interne


7.3 Ce que nous vous communiquons en cas d’incident

Si nous devons vous aviser d’un incident de confidentialité, nous vous fournirons les informations suivantes :

  • Une description des renseignements personnels concernés
  • Les circonstances de l’incident et sa cause (si connue)
  • La date ou la période où l’incident s’est produit
  • Les mesures que nous avons prises pour réduire les risques
  • Les mesures que vous pouvez prendre pour vous protéger et réduire les préjudices potentiels
  • Les coordonnées de notre responsable pour obtenir plus d’informations


7.4 Comment nous vous aviserons

Nous communiquerons avec vous directement par :

  • Téléphone
  • Courriel
  • Lettre recommandée


7.5 Registre des incidents

Nous tenons un registre de tous les incidents de confidentialité, qu’ils présentent ou non un risque de préjudice sérieux. Ce registre est conservé pendant au moins 5 ans et peut être transmis à la Commission d’accès à l’information sur demande.

8. AVEC QUI NOUS PARTAGEONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans le cadre de nos activités et pour vous fournir nos services, nous pouvons partager vos renseignements personnels avec différentes personnes et organisations, toujours dans le respect de la loi et de nos obligations professionnelles.

8.1 Communication nécessaire à nos services

Pour vous représenter efficacement, nous pouvons communiquer vos renseignements à :

Parties adverses et leurs représentants

  • Avocats de la partie adverse
  • Parties adverses elles-mêmes (dans le cadre de négociations ou procédures)


Tribunaux et organismes judiciaires

  • Tribunaux civils et/ou administratifs
  • Services de greffe
  • Huissiers de justice


Experts et professionnels

  • Experts
  • Évaluateurs
  • Comptables
  • Notaires
  • Autres avocats (co-conseils, avocats correspondants)


Témoins

  • Personnes qui fourniront des témoignages pertinents à votre dossier


8.2 Fournisseurs de services

Nous faisons appel à des fournisseurs de services externes pour soutenir nos opérations. Ces fournisseurs peuvent avoir accès à vos renseignements personnels, notamment :

Services technologiques

  • Fournisseurs d’hébergement de serveurs et de services infonuagiques
  • Fournisseurs de logiciels de gestion de cabinet
  • Services de courrier électronique sécurisé
  • Services de sauvegarde de données


Services administratifs

  • Services de comptabilité et de paie
  • Agences de recouvrement de créances
  • Services de transcription


Services professionnels

  • Assureurs responsabilité professionnelle
  • Vérificateurs et auditeurs
  • Conseillers juridiques externes (pour nos propres besoins)


8.3 Communications autorisées sans votre consentement

La loi nous autorise à communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement dans certaines situations, notamment :

SituationExemple
À notre avocatSi nous avons besoin de conseils juridiques pour notre propre compte
Aux autorités compétentesTribunaux, Commission d’accès à l’information, Barreau du Québec
En cas d’urgenceSi votre vie, votre santé ou votre sécurité (ou celle d’autrui) est menacée
Sur ordonnance du tribunalCitation à comparaître, ordonnance de communication
Pour recouvrer nos honorairesPoursuites judiciaires

8.4 Communication à l’extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs de services peuvent stocker ou traiter vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec, notamment au Canada ou aux États-Unis.

Avant de transférer vos renseignements à l’extérieur du Québec, nous :

  • Réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour déterminer si vos renseignements bénéficieraient d’une protection adéquate, en tenant compte :
    • De la sensibilité des renseignements
    • De la finalité de leur utilisation
    • Des mesures de protection en place
    • Du régime juridique du pays destinataire


Important : Lorsque vos renseignements sont à l’extérieur du Québec, ils peuvent être accessibles aux autorités de ce pays conformément aux lois locales (par exemple, aux organismes d’application de la loi ou de sécurité nationale).

8.5 Ce que nous ne faisons PAS

  • Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels
  • Nous ne louons jamais vos listes de contacts
  • Nous ne communiquons pas vos renseignements à des fins de marketing pour des tiers

9. COMBIEN DE TEMPS NOUS CONSERVONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous conservons vos renseignements personnels seulement aussi longtemps que nécessaire pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou tel qu’exigé par la loi.

9.1 Durées de conservation

Voici nos périodes de conservation générales :

Type de renseignementDurée de conservation
Dossiers clients actifsDurée du mandat + selon la nature du dossier
Dossiers clients fermésMinimum 7 ans après la fermeture


9.2 Destruction sécurisée

Suivant la période de conservation, nous détruisons vos renseignements de manière sécurisée à moins qu’il soit nécessaire de les conserver à des fins légitimes :

  • Documents papier : Déchiquetage sécurisé
  • Documents électroniques : Suppression permanente avec effacement sécurisé
  • Supports physiques : Destruction physique des disques durs, clés USB, etc.

10. VOS DROITS CONCERNANT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La loi vous accorde plusieurs droits importants concernant vos renseignements personnels. Nous nous engageons à respecter et à faciliter l’exercice de ces droits.

10.1 Droit d’accès

Vous avez le droit de :

  • Savoir si nous détenons des renseignements personnels vous concernant
  • Obtenir une copie de ces renseignements
  • Connaître l’usage que nous en faisons


Comment faire une demande d’accès :

  1. Envoyez une demande écrite à notre responsable de la protection (coordonnées à la section 1)
  2. Indiquez clairement les renseignements auxquels vous souhaitez accéder
  3. Fournissez une preuve de votre identité


Notre engagement :

  • Nous répondrons dans un délai maximum de 30 jours
  • L’accès est gratuit
  • Nous pouvons exiger des frais raisonnables pour la transcription, la reproduction ou la transmission (nous vous informerons du montant avant de procéder)


Format de communication :

  • Pour les renseignements informatisés recueillis auprès de vous, nous pouvons vous les fournir dans un format technologique structuré et couramment utilisé, sauf si cela pose des difficultés pratiques sérieuses


10.2 Droit de rectification

Vous avez le droit d’exiger que nous corrigions vos renseignements personnels s’ils sont :

  • Inexacts (contiennent des erreurs)
  • Incomplets (il manque des informations importantes)
  • Équivoques (prêtent à confusion)
  • Ou s’ils ont été recueillis, utilisés ou communiqués en violation de la loi


Comment demander une rectification :

  1. Envoyez une demande écrite à notre responsable de la protection
  2. Précisez les renseignements à corriger
  3. Fournissez les renseignements exacts ou les documents justificatifs


Notre engagement :

  • Nous rectifierons les renseignements ou ajouterons les informations nécessaires
  • Nous vous délivrerons gratuitement une copie du renseignement modifié ou une attestation
  • Nous informerons toute personne qui a reçu ces renseignements dans les 6 derniers mois
  • Sur votre demande, nous informerons aussi toute personne à qui nous les avons communiqués dans l’année précédente


10.3 Droit de retirer votre consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps, notamment :

  • À la communication de vos renseignements à certains tiers
  • À certaines utilisations de vos renseignements


Important : Le retrait de votre consentement n’affecte pas la légalité des traitements effectués avant le retrait, et il peut avoir des conséquences sur notre capacité à vous fournir certains services.

10.4 Exceptions à vos droits d’accès

Dans certaines situations prévues par la loi, nous pourrions devoir refuser ou limiter l’accès à vos renseignements personnels, notamment si :

  • Les renseignements sont protégés par le secret professionnel de l’avocat ou le privilège du litige
  • La divulgation pourrait avoir un effet sur une procédure judiciaire dans laquelle nous avons un intérêt


Si nous refusons votre demande, nous vous expliquerons :

  • Les motifs du refus
  • Les dispositions de la loi sur lesquelles nous nous appuyons
  • Vos recours (voir section 12)
  • Le délai pour exercer ces recours


10.5 Accommodement pour les personnes en situation d’handicap

Si vous êtes une personne en situation d’handicap, nous prendrons des mesures d’accommodement raisonnables pour vous permettre d’exercer vos droits, notamment en ce qui concerne le format de communication des renseignements.

11. PROCESSUS DE PLAINTES ET RECOURS

Si vous avez des préoccupations concernant le traitement de vos renseignements personnels ou si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse à une demande d’accès ou de rectification, vous disposez de plusieurs recours.

11.1 Plainte interne

Première étape : Communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (coordonnées à la section 1).

Notre processus :

  1. Nous accusons réception de votre plainte dans les 5 jours ouvrables
  2. Nous enquêtons sur la situation
  3. Nous vous répondons dans les 30 jours avec :
    • Les résultats de notre enquête
    • Les mesures correctives prises, le cas échéant
    • Vos recours si vous n’êtes pas satisfait


Si la situation est complexe, nous pouvons prolonger ce délai et nous vous en informerons.

11.2 Plainte à la Commission d’accès à l’information (CAI)

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Coordonnées de la Commission :

Commission d’accès à l’information du Québec

Bureau de Québec :
525, boulevard René-Lévesque Est, bureau 2.36
Québec (Québec) G1R 5S9
Téléphone : 418 528-7741

Bureau de Montréal :
2045, rue Stanley, bureau 900
Montréal (Québec) H3A 2V4
Téléphone : 514 873-4196

Sans frais : 1 888 528-7741
Site Web : www.cai.gouv.qc.ca

Délai : Vous avez 30 jours à partir de la date de notre réponse (ou de l’expiration du délai de réponse) pour demander l’examen de votre demande par la Commission.

Processus de la Commission :

  • La Commission tentera d’abord une médiation entre vous et nous
  • Si la médiation échoue, elle peut rendre une décision
  • Elle rendra sa décision dans les 3 mois suivant la prise en délibéré
  • Sa décision peut ensuite être portée en appel devant la Cour du Québec


11.3 Recours civils

Vous pouvez également exercer vos recours devant les tribunaux civils, notamment :

  • Action en dommages-intérêts pour atteinte à votre vie privée
  • Demande d’injonction pour faire cesser une atteinte

12. DISPOSITIONS DIVERSES

12.1 Modifications à la politique

Nous pouvons modifier la présente politique de temps à autre pour refléter :

  • Des changements dans nos pratiques
  • De nouvelles exigences légales
  • L’évolution de la technologie
  • L’ajout de nouveaux services


Comment nous vous informons des modifications :

  • Nous publions la politique à jour sur notre site Web avec la nouvelle date de mise à jour
  • Pour les modifications importantes, nous vous en informons par courriel ou par un avis sur notre site
  • Si nous recueillons de nouveaux types de renseignements ou si nous les utilisons à de nouvelles fins, nous demanderons votre consentement si la loi l’exige


Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour rester informé de nos pratiques.

12.2 Loi applicable

La présente politique est régie par les lois du Québec et du Canada. Tout litige découlant de cette politique sera soumis à la compétence des tribunaux du Québec.

12.3 Questions et commentaires

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant la présente politique ou nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, n’hésitez pas à communiquer avec nous :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Me Guy Chandonnet
Racicot Chandonnet Ltée
150, rue Saint-Jacques, bureau 301
Granby (Québec) J2G 8V6
Téléphone : (450) 777-7850
Courriel : guy.chandonnet@racicotchandonnet.ca